Qual é o melhor programa para fazer orçamentos numa empresa?

O uso da tecnologia para facilitar a gestão financeira das empresas é um tema recorrente aqui no blog. Já indicamos ERPs e aplicativos muito úteis para a rotina de qualquer negócio. Uma reportagem da Época Negócios mostrou que quase um quarto das companhias brasileiras ainda não acordou para a transformação digital – o que é um erro de gestão gigantesco. Um dos facilitadores mais indicados é um programa para fazer orçamentos. Mas o que deve ser observado na hora de escolher um? É o que vamos mostrar neste artigo.

Capacidade de integração

Um programa para fazer orçamentos deve possuir módulos que se integrem a outras operações da empresa, como estoque e vendas.

Vamos imaginar que você receba o cliente, ouça suas demandas, mostre as possibilidades e, diante disso, no ERP, monte o orçamento. O consumidor avalia essa proposta e decide topar o negócio! Assim que essa decisão positiva é colocada no sistema, se houver integração, a venda é gerada e a área financeira já recebe um aviso de contas a receber. Da mesma forma, o estoque é acionado para dar baixa no produto vendido. Tudo isso torna os processos mais ágeis e evita erros.

O programa deve estar na nuvem

Um programa para fazer orçamentos não deve estar disponível, apenas, nos computadores da empresa. Ou seja, limitado ao seu espaço geográfico. O mundo não cansa de evoluir e cada smartphone é uma ferramenta de venda. Seus representantes comerciais e gestores podem fechar negócios em qualquer lugar. Portanto, o sistema deve estar na nuvem, online, disponível para receber informações 24 horas por dia.

No passado, era até comum um vendedor visitar um cliente, fazer um orçamento e voltar ao escritório para oficializar a proposta. Hoje, isso é inconcebível, ultrapassado e mau visto. O profissional tem que formular o orçamento e enviar por e-mail na hora, pelo celular ou tablet.

O programa deve ser customizável

Customizar significa adaptar algo às necessidades individuais de alguém. Tem gente que prefere carro com câmbio manual, e há motoristas que só dirigem com o automático. Portanto, há opções para cada tipo de público. E os compradores ainda escolhem a cor do veículo e diversos opcionais quando estão fechando o negócio.

Seu programa para fazer orçamentos também deve ser assim. Precisa oferecer a possibilidade de ser modificado de acordo com as demandas do seu negócio e com as preferências de quem vai utilizar a ferramenta. Por exemplo: você pode querer separar os orçamentos por cores, de acordo com sua avaliação de probabilidade de que a proposta seja aceita. Pode criar padrões para separar os orçamentos por período de envio (uma semana, um mês) e se já foi feito ou não um follow-up pelo vendedor.

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