RECEBIMENTO DE CARTÕES PODE DEIXAR EMPRESA NO VERMELHO – 1
O recebimento de cartões de crédito e débito é uma realidade consolidada em praticamente todo o território brasileiro. Aliás, surpreendente é quando uma loja ou restaurante só aceita dinheiro ou cheque. Isso sim causa espanto em 2019. Um levantamento da Associação Brasileira de Cartões de Crédito (Abecs) mostra que 70% das transações comerciais já são pagas com cartões.
É seguro, porque o dinheiro não fica no caixa à espera dos assaltantes. É prático, porque o dinheiro vai da operadora direto para a conta bancária da empresa. Mas é financeiramente arriscado, porque muitos empreendedores cometem erros básicos na conciliação dos cartões, não utilizam um sistema integrado de gestão e acabam demorando para receber os valores, o que atrapalha o fluxo de caixa e coloca em risco a saúde financeira do negócio. Como resolver o problema?
Recebimento de cartões: extravio de registros!
Quem paga com cartão, sempre houve a pergunta: quer o seu comprovante? Bom, se o cliente pode escolher se vai guardar ou não o papel, o empresário não tem essa opção. Ele precisa arquivar os registros das operações. Sem esses comprovantes, é impossível fazer a conferência com a operadora do cartão.
Digamos que a sua lanchonete tenha R$ 3.812,27 a receber de uma operadora pelas vendas realizadas no mês de janeiro. Porém, a empresa só repassa R$ 3.104,75. Se você não tiver os comprovantes para mostrar que o seu cálculo é o correto, será sua palavra contra a de uma companhia gigantesca, e a desavença acabará parando nos tribunais.
Pode até ser que sua lanchonete vença o processo, mas a decisão levará meses – ou anos – até ser anunciada. Até lá, como fica seu fluxo de caixa? O dinheiro fará muita falta, certo?
Recebimento de cartões: controle interno!
Existe uma segunda e importante razão para arquivar todos os comprovantes de operações feitas com cartões. Sem estes papéis, é provável que os controles internos da empresa não sejam tão precisos. Na correria de atender a clientela, alguém vai se esquecer de anotar uma operação, ou de lançar o valor no sistema. Ou vai registrar valores errados, para mais ou para menos. Ao fim de um mês, com dois ou três errinhos por dia, ninguém saberá quanto a empresa tem, de fato, a receber.
E isso traz problemas graves. Você poderá ter autorizado uma despesa extra, e de valor elevado, imaginando que terá recursos para honrá-la. Depois, quando perceber que não haverá dinheiro, terá que recorrer a empréstimos e pagar juros. Um péssimo negócio. Também pode, por outro lado, segurar um investimento que precisa ser feito com urgência, como a troca ou conserto de um freezer. A lanchonete vai trabalhar dias com um equipamento defeituoso, correndo risco de perder matéria-prima (e até de causar alguma indisposição estomacal nos clientes, e ser processada), quando haveria dinheiro suficiente para providenciar a manutenção ou aquisição de um substituto.
Recebimento de cartões: a conciliação!
Já falamos das divergências que acontecem durante a conciliação dos cartões. O pior, acredite, é quando não é feita conciliação alguma. Há empresas que simplesmente recebem o valor repassado pelas operadoras (Visa, Mastercard, Credicard… e tantas outras) e não fazem uma checagem. O principal argumento para esse descontrole é a falta de tempo.
Assim, ao longo de um ano, muito dinheiro é desperdiçado, não chega às contas da sua empresa. Não estamos dizendo que as operadoras são desonestas e agem deliberadamente para prejudicar os empreendedores. Mas erros acontecem… e com muita frequência. Cabe a você, dono do negócio, ficar atento aos valores e correr atrás de uma reparação assim que a falha for detectada.
Uma boa dica é utilizar sistemas integrados de gestão. Você evita todo o trabalho manual e a tecnologia descobre se os montantes estão ou não de acordo com os comprovantes arquivados na empresa.
SR Consultoria Financeira
Os especialistas da SR Consultoria Financeira estão acostumados a auxiliar empresários a melhorar o controle no recebimento de cartões. Entre em contato agora mesmo para afastar estas ameaças perigosas à sobrevivência do seu negócio. E semana que vem, não perca nosso segundo artigo sobre este assunto. Vamos falar, por exemplo, da antecipação de recebíveis e de prazos e taxas divergentes do que foi negociado com as operadoras. Até lá!
